Valberedningens arbete – del 1
Bostadsrättsförening – valberedningens arbete
Stämman närmar sig i många föreningar, men har valberedningen börjat sitt arbete?
Detta är inget styrelsetips, men det borde ändå intressera styrelsen. Utan ett bra valberedningsarbete, ingen bra styrelse. Hur bör en valberedning arbeta? Det finns väldigt lite skrivet om detta, men det har debatterats en del på senare tid. Alla föreningar borde ha en liten lathund, en handbok för valberedningen. Här kommer några enkla förslag som är lagom ambitiösa och kan passa i de flesta föreningar.
Första kvartalet (efter stämman): Börja tidigt. Redan inom några månader bör valberedningen träffas och bekanta sig med varandra och lägga upp strategin.
Andra kvartalet: Nu börjar arbetet. Boka in ett möte med de senast invalda ledamöterna, antingen enskilt eller tillsammans. Fråga hur de blev mottagna, hur de trivs med sitt uppdrag, hur stämningen är i styrelsen, om det blev som dom hade tänkt sig, osv.
Ta också reda på om det uppstått några vakanser, och vilka poster som ska tillsättas eller omväljas. Börja fråga runt bland grannar och bekanta om förslag på kandidater, fråga också vicevärd/vaktmästare om tips.
Lyssna av hur folk tycker att styrelsen sköter sig, viktigt!
Tredje kvartalet: Nu ökar takten. Alla styrelsens ledamöter (inkl. ev. vicevärd) kallas till enskilt samtal med valberedningen. Det räcker ofta med ½-timme per person, och det kan organiseras enligt löpande band så att det klaras av på några kvällar. Viktiga frågor att ställa: Hur fungerar arbetet i styrelsen, hur är arbetsfördelningen, vad har du för speciell befattning eller uppdrag, hur fungerar övriga ledamöter, hur ser du på din egen framtid i styrelsen, osv. Det får inte bli ett förhör, utan det ska vara ett öppet och trevligt samtal (över en kopp kaffe). Fråga också hur de tycker styrelsens bör kompletteras, vad valberedningen ska leta efter för typ av kandidater. Vår erfarenhet är att alla intervjuade upplever det mycket positivt att någon vill lyssna på vad de tycker, att de får “prata av sig” .
Sen ska ett informationsblad ut i brevlådorna eller anslås (behövs inte i de minsta föreningarna.) Att formulera bladet är inte lätt, och det kan göras på många olika sätt. Här är ett exempel från en större förening.
Man kan också hålla möte, “öppet hus”, eller bjuda intresserade på en kvällsmacka.
Det viktiga är att följa upp och kontakta alla tips och förslag man får in. Man får aldrig välja bort någon på förhand. Och man ska aldrig nöja sig när man fått “tillräckligt” med namn, utan fortsätta så att man helst har fler kandidater att välja på än vad som behövs.
Fjärde kvartalet: Nu närmar sig stämman, nu gäller det att sy ihop säcken. Alla intresserade kandidater ska intervjuas, och sedan gör man upp ett förslag. Förslaget behöver inte hållas hemligt, utan kan mycket väl diskuteras med andra. Men det får inte förekomma någon otillbörlig påverkan eller styrning från sittande styrelse, valberedningen måste visa hög integritet och självständighet.
Förslaget ska sedan presenteras, helst skriftligt, före stämman. Hur presentationen ska gå till tar vi upp i del 2 …
Tips till valberedningen: börja tidigt, och prata med alla!
© Borättupplysning Skåne
Hej!
Jag har bott här i Trumspelaren i 18 år och först på senare år intresserat mig för styrelsens arbete, p.g.a. att det är så många, inklusive mig själv som blivit oerhört otrevligt bemött av styrelsemedlemmar.
Samtliga i styrelsen har suttit minst tio år, vissa 12-13 år. Vi har inte haft en valberedning som överhuvudtaget gått ut och försökt få till stånd något byte av styrelsemedlemmar. Valberedningen som satt också i tio år var kompisar till ordföranden, men tack och lov avgick de förra året. Men… under stämman 2012 föreslog jag en man som var lite yngre (alla i styrelsen är övre medelåldern eller pensionärer) samt mig själv till valberedningen för att få lite jämvikt mellan könen. Men stämmans ordförande röt i att det är styrelsen som väljer valberedningen! Då läste ordföranden upp två namn, manliga som är kompisar med en av styrelsemedlemmen. Då protesterade en medlem och sa, att det är stämman som väljer valberedningen.
Då var vi fyra personer som var kandidaterade till, hör och häpna, endast två poster i valbredningen, (vi är 627 lägenheter). Vi fick i.a.f. till en rörig omröstning via handuppräckning som inte ens räknades, utan stämma ordföranden pekade ut bland medlemmar och sa att det är klart, det blir det två som styrelsen föreslog.
Jag sa också i mitt anförande, att ordföranden har sagd, att han skall sluta 2013, men då sa ordförande följande: ”Kanditerar du på att bli ordförande då sitter jag kvar”!
Vi har aldrig fått reda på vilka som föreslås utav valberedningen, ej heller vilka som skall sitta kvar, före stämman. Där har man bara klubbat omval utan krusiduller.
…
Pratar ofta med folk på gården och när tillfälle ges. Samtliga jag talat med säger samma sak. -Det ingen ide att gå, det är så otrevlig stämning och allt är redan på förhand bestämt. … Vi som tycker att nu får det vara nog med ”överhetsdivalater” kommer inte till tals och många har tappat förtroendet p.g.a. styrelsens odemokratiska hållning.
Mvh/Irmeli
(inlägget är kraftigt nerkortat)
Hej,
Jag har blivit väldigt illa bemött av ordförande och valberedning, undanhållits handlingar, blivit nedtryckt och förolämpad, när jag kommit med förslag. I vår förening finns inget forum för dialog eller möjlighet att påverka eller ge synpunkter … Vi medlemmar blir överkörda stup i ett. Försökt t.ex. få med punkten Övriga frågor på dagordningen men den ska inte vara med, hävdar ordföranden.
Skrivit motioner, som ca 40% av medlemmmarna skrev under, trots att jag bara frågat hälften om de vill vara med. (31 lägenhetr efter sammanslagning. Vissa med sammnslagna lägenheter fick 2 röster vardera på mötet??) … Av de nio motionerna avslogs samtliga eller ansågs besvarade. …
Styrelsen anlitade dessutom en ordförande från SBC, för att platta till oss lite extra … Jag och en av motionärerna (en man 89 år) kunde överta styrelsarbetet, menade styrelseordförande…
…
Långt innan årsstämman anmälde jag och den äldre mannen vårt intresse att bli suppleanter till valberedningen. Ryktesvägen hade vi hört att det behövdes en suppleant, Vi tänkte dela på uppdraget eftersom han är bortrest på vintern och jag på sommaren. Vi nämndes ens inte som förslag av valberedningen på årsstämman. … Nu efter ett halvår fick jag veta orsaken till att vi inte ens nämndes på stämman… Den var att Två kan inte dela på en supplentpost – det står i lagen, sa en valberedare Vilken LAG???
Nu är jag själv med i valberedningen. Föreslog mig själv på stämman, eftersom ingen föreslog någon. Ingen vågade tydligen inte säga nej.
…
Jag fick inte mandat att tillfråga /intervjua medlemmar. Det var den sammankallades uppgift. Allt ska tydligen gå genom henne. Vi inom valberedningen ska rösta om allt som vi ska göra. Vilket kommer att betyda att jag blir nerröstad i alla frågor. Jag är bakbunden. Vad kan jag göra?
…
Kontaktuppgifter och uppgifter om styrelsemedlemmarnas olika funktioner finns inte heller. Jag bad om det på årsmötet. Men ingen ville ge mig sina. SBC-rådgivaren menade att det var upp till var och en att lämna det. Vi har endast en mailadress till föreningen och ett telefonnummer till ordföranden.
…
Det är tråkigt när kommunikationen inte fungerar i en bostadsrättsförening, och när det blir en så pass infekterad stämning, så som det beskrivs i det långa inlägget. Vi tvingades korta ner det ganska ordentligt, men några frågor har vi kunnat urskilja:
1. En punkt ”Övriga frågor” på stämmans dagordning måste inte finnas där, men om den finns med är det bara en diskussionspunkt, inga beslut får fattas.
2. Antalet röstberättigade kan i princip aldrig vara fler än antalet fysiska lägenheter: två sammanslagna lägenheter blir bara 1 röst.
3. Valberedningens ledamöter brukar i normala fall vara föreningsmedlemmar, men jag vet inte om det uttryckligen står så någonstans.
4. Kan två personer dela på en förtroendepost? Jag har aldrig hört att det förekommer någonstans. Lösningen är istället att man utökar antalet ledamöter/suppleanter så att bägge kan vara med (och därmed i praktiken kan ”dela” på ett uppdrag.)
5. Måste valberedningen vara enig? Ja, valberedningens förslag måste ju bli det valberedningens majoriteten tycker. Men det hindrar ju inte att minoriteten (du) har rätt att framföra en avvikande åsikt på årsstämman, med alternativa förslag.
6. Hur du som valberedare ska arbeta är upp till dig personligen. Inget hindrar att du själv kontaktar styrelsens ledamöter för en intervju. Däremot är det inte säkert att du lyckas, de är nämligen inte tvungna att ställa upp.
7. Det ska vara lätt att komma i kontakt med styrelsen, att inte vilja lämna ut sina kontaktuppgifter är en dålig signal till medlemmarna. Skriv en motion om detta!
Ytterligare frågor …
Har valberedningen mandat att ändra/föreslå gängse mandatperiod inom stadgarnas ramar, eller måste vi lämna in en motion?
Enligt våra stadgar, som jag tolkar dem, är kriterierna för att vara valbar att man är medlem (men behöver inte bo i fastigheten), eller ickemedlem som varaktigt sammanbor med medlem i fastigheten. Är medlem, som inte bor i fastigheten valbar?
Valberedningen, och egentligen vem som helst, kan föreslå ändrad mandatperiod, det behövs absolut ingen motion till det.
Alla medlemmar i föreningen är valbara, även om de av någon anledning inte bor i fastigheten.
Hej! Stort tack för alla svaren hittills. Här kommer ytterligare några frågor:
1. Kan även revisorssuppleanten vara extern, dvs icke medlem?
2. Kan styrelsen kräva att få ut valberedningens förslag för diskussion att ha under sitt sista styrelsemöte innan årsmötet?
3. När skall valberedningens förslag senast presenteras för medlemmarna? (Står inget om detta i våra stadgar).
1. Visst.
2. Nej, styrelsen kan inte ställa några krav på valberedningen, eller kräva att få del av förslaget. Vill valberedningen hålla sitt förslag hemligt, så får det bli så. Men inget jag rekommenderar, för det bästa är om valberedningens förslag blir offentligt i god tid till stämman. T ex delas ut tillsammans med kallelsen.
3. Står det inget i stadgarna så finns det alltså inga regler om detta. Men se svaret ovan.
Jag har lagt märke till flera föreningar har i sina stadgar att valberedning ska väljas av årsstämman. Eftersom en valberedning är totalt odefinierad borde föreningen eller stämman också givit ett uppdrag, men det finns nästan aldrig. Valberedningen har då hittat på själv vad den ska göra och då blir det ofta att ”nominera” kandidater. Det är konstigt eftersom valberedningarna vanligtvis saknar styrelseerfarenhet. Det enda vettiga borde är att samtliga kandidater får presentera sig för stämman inför valet. Och att en kandidat skulle uteslutas på grund av frånvaro är orimligt. Hen kan vara sjuk, på begravning eller annat. Istället ska kandidaten få lämna en skriftlig redogörelse för sina erfarenheter.
Jag kan instämma i mycket av detta.
Jag har en fråga, jag är invald i en valberedning. Vid förra årsmötet så föreslog styrelsens ordförande på mötet en person till styrelsen. Jag tycker att detta är helt fel. Vad anser ni? Vi har ju en valberedning. I år skall vi välja en viceordförande, kan styrelsen ändra sammansättningen i styrelsen under året utan att fråga medlemmarna? Jag tycker att detta är helt fel, varför har man en valberedning om den inte får arbeta fritt? Naturligtvis kan styrelsemedlemmar komma till mig med förslag om dom vill.
En valberedning har man för att garantera att det alltid finns ett genomtänkt förslag till stämman. Men valberedningen har ingen ensamrätt att förslå kandidater. Vem som helst kan lägga förslag innan eller direkt på stämman. Även styrelsemedlemmar och ordföranden har rätt att föreslå kandidater. Och förslagen måste inte ”filtreras” genom valberedningen.
Får/bör inte/bör valberedningen föreslå fler styrelseledamöter och suppleanter än det maximala antal som får ingå i styrelsen?
Valberedningen bör förelå exakt det antal som de anser behövs. Bör naturligtvis inte överskrida vad som anges i stadgarna. Det kan förstås av olika anledningar komma fler förslag än vad som ”får plats”. Stämman får sen avgöra hur många som ska väljas in. Men fler än maxantalet är inte tillåtet.
Jag har en fråga. Jag sitter i valberedningen tillsammans två ytterligare personer, nu vill en av oss gärna engagera sig i styrelsen och vi två övriga finner personen lämplig men hur gör vi för att detta skall gå rätt till? Bör personen gå ur valberedningen innan vi lämnar vårt förslag?
Valberedningsarbetet är inte formaliserat i någon lag, så därför kan man göra lite som man vill. Er situation är ganska vanlig: någon i valberedningen är intresserad att själv kandidera till styrelsen. Då är det bara att ta med denne person på valberedningens förslag. Sen är det ju upp till stämman att avgöra om det är ett bra förslag eller inte. Man behöver inte konstra till det med att ”avgå” från valberedningen. Det finns ju fall med en ensam valberedare, som själv vill kandidera. Ja, då är det ju bara att göra det, och så får stämman besluta om kandidaten är den lämpligaste.
Vi har en situation där två styrelseledamöter på kort tid har avgått. Båda har på eget bevåg meddelat valberedningen att skälen till avgång är samarbetssvårigheter i styrelsen. Kvar finns fortfarande tillräckligt många ledamöter för att uppfylla kravet på lägsta antal enligt stadgar.
Nu kräver ordförande ändå att valberedningen inom tre veckor ska ”leverera” två nya kandidater att ersätta de två som avgått för att de sedan ska kunna kalla till extrastämma baserat på vårt förslag. Hur bör man hantera det? Valberedningen jobbar ju på uppdrag av stämman, inte styrelsen. Kan inte se att vi har någon skyldighet, eller att det är lämpligt, att lämna ett förslag till styrelsen som de ska granska innan de väljer om de ska kalla till extrastämma..
Och hur ”brukar” valberedningen agera i situationen där extrastämma faktiskt krävs för att välja nya styrelseledamöter, när det inte finns någon chans att göra valberedningsjobbet ordentligt?
Jag förstår att du själv ingår i valberedningen, och jag håller i stort med dig i din inställning. Ordföranden eller styrelsen kan aldrig ställa egna krav på valberedningen, eftersom uppdragsgivaren är föreningsstämman. Om styrelsen vill kalla till extrastämma för att komplettera styrelsen kan den naturligtvis göra det, och bör då också meddela valberedningen. Men valberedningen ska agera självständigt, och bestämmer själv i vilken mån man kan och hinner förbereda ett sådant val. Det bör alltså finnas en dialog mellan styrelsen och valberedningen. Men ingen bestämmer över den andre.